Negli ultimi mesi il dibattito su self check-in, keybox e serrature elettroniche ha scosso il settore extra-alberghiero. Il punto, oggi, è finalmente chiaro: il check-in a distanza non è vietato in assoluto, ma non può trasformarsi in un ingresso completamente automatico privo di un controllo reale dell’identità dell’ospite.
La regola d’oro per il 2026 è una: prima del primo accesso, il gestore deve poter verificare chi sta entrando.
Cosa dice la normativa: il TULPS e le Circolari
La base normativa rimane l’art. 109 del TULPS, che impone ai gestori l’obbligo di:
- Dare alloggio solo a persone munite di documento d’identità idoneo.
- Comunicare le generalità degli ospiti alla Questura (portale Alloggiati Web) entro 24 ore dall’arrivo (o entro 6 ore per soggiorni inferiori alle 24 ore).
La Circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024 ha segnato uno spartiacque, precisando che l’invio digitale del documento (la classica “foto su WhatsApp”) seguito dall’apertura automatizzata non è sufficiente a soddisfare l’obbligo di identificazione.
La svolta: Il chiarimento del Consiglio di Stato
Dopo un periodo di incertezza, la sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025 del Consiglio di Stato ha tracciato la via maestra. Pur riaffermando l’obbligo di identificazione de visu (di persona), ha aperto ufficialmente alla tecnologia:
L’identificazione può avvenire anche mediante appositi dispositivi di videocollegamento predisposti dal gestore all’ingresso.
Non è quindi la “distanza” il problema, ma l’assenza di una verifica visiva effettiva e in tempo reale. Se vedi l’ospite in diretta tramite uno schermo e ne verifichi il documento, la procedura è valida.
Cosa NON è consentito (i rischi)
Alla luce degli orientamenti attuali, sono considerati irregolari i sistemi in cui l’ospite:
- Invia il documento tramite form o chat;
- Riceve un codice di accesso in automatico;
- Entra in casa senza aver mai interagito visivamente con il gestore o un delegato.
Attenzione: Keybox e smart lock non sono illegali, ma non possono sostituire la fase del riconoscimento. Usarli come “scudo” per non incontrare mai l’ospite (nemmeno in video) espone a sanzioni.
Quando il check-in a distanza è legale
Per essere in regola, il flusso del check-in a distanza negli affitti brevi deve seguire questi passaggi:
- Pre-check-in: Raccolta anticipata dei dati e dei documenti.
- Riconoscimento Live: Verifica dell’identità in tempo reale (videochiamata o videocitofono smart).
- Validazione: Confronto tra il volto della persona e la foto sul documento.
- Abilitazione: Solo dopo la verifica, invio del codice o apertura della porta da remoto.
- Comunicazione: Invio dei dati alla Questura.
Smart lock e Automazione: si possono ancora usare?
Assolutamente sì. La tecnologia deve essere vista come un supporto, non come una scorciatoia per eludere i controlli. Strumenti come tastierini numerici e serrature digitali restano fondamentali per:
- Gestire arrivi fuori orario (late check-in);
- Eliminare il problema dello smarrimento chiavi;
- Monitorare gli accessi in tempo reale.
La differenza nel 2026 la fa il flusso operativo: l’automazione deve scattare solo dopo che l’identità è stata accertata.
Come organizzare una procedura corretta
Per dormire sonni tranquilli e offrire un servizio eccellente, ecco una checklist operativa:
Il ruolo di GuestKey nella gestione moderna
In questo scenario, piattaforme come GuestKey diventano indispensabili. Non si tratta solo di “aprire una porta”, ma di integrare l’intero processo: dalla verifica dell’ospite alla gestione dei codici temporanei, garantendo che ogni accesso sia tracciato e sicuro.
Il segreto per una gestione di successo nel 2026 è fare in modo che l’automazione entri in gioco dopo l’identificazione. Solo così la tecnologia diventa un vantaggio competitivo e non un rischio normativo.
Conclusione
Il self check-in totalmente “cieco” appartiene al passato. Il futuro degli affitti brevi è il check-in a distanza assistito: un modello che unisce la flessibilità dei sistemi digitali alla sicurezza della verifica umana.
Adattare la propria struttura a queste linee guida non è solo un obbligo di legge, ma un segno di professionalità che protegge il tuo business e garantisce sicurezza ai tuoi ospiti.
