Negli ultimi mesi si è parlato molto di self check-in, keybox e serrature elettroniche.
Oggi il punto è più chiaro: il check-in a distanza non è vietato.
Non può però diventare un ingresso automatico senza un vero controllo dell’identità dell’ospite.
La regola principale per il 2026 è semplice: prima del primo accesso, il gestore deve poter verificare chi sta entrando.
La tecnologia può aiutare molto, ma deve essere usata nel modo corretto.
Prima si raccolgono i dati. Poi si verifica l’identità dell’ospite. Solo dopo si può abilitare l’eventuale accesso smart.
In questo scenario, una piattaforma come EasyEntry può aiutare le strutture ricettive a gestire meglio il check-in digitale, i dati degli ospiti e gli accessi smart.
Il check-in può iniziare anche da WhatsApp
Una delle evoluzioni più interessanti del check-in digitale è l’uso di WhatsApp.
Il cliente può ricevere un messaggio prima dell’arrivo e iniziare subito la procedura dal telefono.
Con l’integrazione tra EasyEntry e Chat4Hotel, il cliente può compilare i dati richiesti in modo guidato.
Può inserire informazioni anagrafiche, orario di arrivo, documenti e richieste particolari.
Così la struttura riceve dati più ordinati.
La reception può controllare tutto prima dell’arrivo e preparare meglio l’accoglienza.
Il concetto è simile al check-in online di un volo: il cliente compila i dati prima di arrivare.
È però importante chiarire un punto.
L’invio dei dati tramite WhatsApp o modulo digitale è una fase di pre-check-in.
L’apertura della porta o l’invio del codice di accesso devono avvenire solo dopo la verifica dell’identità.
Per approfondire questa funzionalità puoi visitare la pagina dedicata:
Scopri il check-in online via WhatsApp con Chat4Hotel
Guarda il video: check-in online con WhatsApp
In questo breve video viene mostrato un esempio pratico.
Il cliente riceve un messaggio WhatsApp, completa il check-in dal telefono e invia i dati prima dell’arrivo in struttura.
Cosa dice la normativa: TULPS e Circolari
La base normativa rimane l’art. 109 del TULPS.
Il gestore deve rispettare due obblighi principali:
- Dare alloggio solo a persone munite di documento d’identità idoneo.
- Comunicare le generalità degli ospiti alla Questura tramite Alloggiati Web.
La comunicazione deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo.
Per soggiorni inferiori alle 24 ore, il termine è di 6 ore.
La Circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024 ha chiarito un punto importante.
L’invio digitale del documento, ad esempio una foto su WhatsApp, non basta se poi segue un’apertura automatica.
Serve una verifica reale dell’identità.
Per questo motivo il check-in digitale con EasyEntry deve essere inserito in un flusso corretto.
Prima si raccolgono i dati. Poi si verifica l’identità. Solo dopo si abilitano gli accessi.
La svolta: il chiarimento del Consiglio di Stato
Dopo un periodo di incertezza, il Consiglio di Stato ha indicato una strada più chiara.
La sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025 ha confermato l’obbligo di identificazione de visu.
Questo significa che la persona deve essere verificata visivamente.
Allo stesso tempo, la sentenza ha aperto all’uso della tecnologia.
L’identificazione può avvenire anche mediante appositi dispositivi di videocollegamento predisposti dal gestore all’ingresso.
Il problema, quindi, non è la distanza.
Il problema è l’assenza di una verifica visiva effettiva e in tempo reale.
Se il gestore vede l’ospite in diretta e confronta il volto con il documento, la procedura può essere organizzata in modo corretto.
Questo può avvenire con videochiamata, videocitofono smart o altro sistema di videocollegamento.
Cosa NON è consentito
Alcuni flussi restano rischiosi.
Sono da evitare i sistemi in cui l’ospite:
- invia il documento tramite form, email o chat;
- riceve un codice di accesso in automatico;
- entra senza una verifica visiva;
- non interagisce mai con il gestore o con un delegato.
Attenzione: keybox e smart lock non sono illegali.
Non possono però sostituire la fase del riconoscimento.
Usarli per evitare ogni controllo visivo può esporre il gestore a contestazioni e sanzioni.
Quando il check-in a distanza è legale
Per essere in regola, il check-in a distanza deve seguire un flusso chiaro.
- Pre-check-in: raccolta anticipata dei dati e dei documenti.
- Riconoscimento live: verifica dell’identità in tempo reale.
- Validazione: confronto tra volto e documento.
- Abilitazione: invio del codice o apertura della porta solo dopo la verifica.
- Comunicazione: invio dei dati alla Questura tramite Alloggiati Web.
WhatsApp può essere molto utile nella prima fase.
Può servire per raccogliere dati, orario di arrivo, documenti e informazioni utili.
L’accesso, invece, deve arrivare solo dopo la verifica dell’identità.
Con EasyEntry, la struttura può organizzare meglio il check-in digitale e gli accessi smart.
Il gestore mantiene il controllo sul momento in cui il codice o l’apertura vengono abilitati.
Come funziona il flusso con EasyEntry e Chat4Hotel
Un flusso corretto e moderno può essere semplice.
- Il cliente riceve un messaggio WhatsApp prima dell’arrivo.
- Compila il check-in online tramite un modulo guidato.
- Inserisce i dati richiesti.
- Se previsto, allega i documenti.
- La struttura riceve le informazioni in modo ordinato.
- Il gestore verifica l’identità dell’ospite in tempo reale.
- Solo dopo la verifica, EasyEntry abilita l’accesso smart.
Questo modello unisce comodità e sicurezza.
Il cliente vive un’esperienza più semplice.
La struttura mantiene il controllo della procedura.
Scopri di più sulla parte WhatsApp qui:
Chat4Hotel: check-in online con WhatsApp per hotel, B&B e case vacanze
Smart lock e automazione: si possono ancora usare?
Sì, si possono usare.
La tecnologia deve però essere vista come un supporto.
Non deve diventare una scorciatoia per saltare i controlli.
Tastierini numerici, serrature elettroniche, videocitofoni smart e aperture da remoto restano strumenti molto utili.
Aiutano a:
- gestire arrivi fuori orario;
- semplificare il late check-in;
- eliminare il problema delle chiavi;
- monitorare gli accessi;
- migliorare l’organizzazione della struttura.
La differenza la fa il flusso operativo.
L’automazione deve entrare in gioco solo dopo la verifica dell’identità.
Per approfondire le soluzioni di accesso digitale puoi visitare la pagina principale di EasyEntry per check-in digitale e accessi smart.
Come organizzare una procedura corretta
Per lavorare meglio è utile seguire una checklist chiara.
Una procedura corretta dovrebbe prevedere questi passaggi:
- raccogliere i dati dell’ospite prima dell’arrivo;
- non inviare codici automatici prima della verifica;
- prevedere una videochiamata o un videocollegamento;
- confrontare il volto dell’ospite con il documento;
- registrare correttamente i dati richiesti;
- inviare le schedine alloggiati nei termini previsti;
- abilitare l’accesso smart solo dopo la validazione.
In questo contesto, WhatsApp semplifica la raccolta dei dati.
EasyEntry aiuta invece a gestire check-in digitale e accessi smart in modo più ordinato.
Una procedura ben organizzata riduce errori, messaggi sparsi e operazioni manuali.
Per questo è utile collegare raccolta dati, verifica dell’identità e gestione degli accessi in un unico processo digitale con EasyEntry.
Il ruolo di GuestKey nella gestione moderna
In questo scenario, piattaforme come GuestKey diventano molto utili.
Non si tratta solo di aprire una porta.
Si tratta di integrare l’intero processo: verifica dell’ospite, gestione dei codici temporanei e tracciamento degli accessi.
Il punto centrale resta sempre lo stesso.
L’automazione deve entrare in gioco dopo l’identificazione.
Solo così la tecnologia diventa un vantaggio competitivo e non un rischio normativo.
WhatsApp, AI e accessi smart: una gestione più moderna
Il check-in digitale non riguarda solo la raccolta dei dati.
Riguarda anche la comunicazione con il cliente.
Con Chat4Hotel, WhatsApp può diventare un canale intelligente.
Può accompagnare il cliente prima dell’arrivo e rispondere alle domande più frequenti.
Può anche raccogliere le informazioni necessarie tramite un modulo guidato.
Con EasyEntry, invece, la struttura può gestire il check-in digitale e collegarlo agli accessi smart.
Il risultato è un flusso più completo:
- WhatsApp per comunicare con il cliente;
- modulo guidato per raccogliere i dati;
- verifica dell’identità prima dell’accesso;
- EasyEntry per check-in e accessi smart;
- codici o aperture abilitate solo dopo la validazione.
Così la struttura offre un servizio moderno, ma mantiene controllo e sicurezza.
Vuoi portare il check-in su WhatsApp?
Con EasyEntry puoi gestire check-in digitale e accessi smart. Con Chat4Hotel puoi inviare al cliente il check-in direttamente su WhatsApp, raccogliere i dati prima dell’arrivo e semplificare il lavoro della reception.
Conclusione
Il self check-in totalmente cieco appartiene al passato.
Il futuro degli affitti brevi è il check-in a distanza assistito.
È un modello che unisce flessibilità digitale e sicurezza della verifica umana.
Adattare la propria struttura a queste linee guida è importante.
Non è solo una questione normativa. È anche un segno di professionalità.
Con EasyEntry puoi gestire check-in digitale e accessi smart.
Con Chat4Hotel puoi portare la raccolta dei dati direttamente su WhatsApp.
Il processo diventa più semplice per il cliente e più ordinato per la struttura.
