Privacy nelle Strutture Ricettive: Linee Guida per una Corretta Gestione dei Dati Personali
La gestione della privacy nelle strutture ricettive è un tema di grande importanza e complessità, dovuto alla quantità di dati personali raccolti e trattati. Il rispetto del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) è fondamentale per garantire la sicurezza dei dati degli ospiti e dei lavoratori, nonché per evitare pesanti sanzioni. Questo articolo esplora le principali norme e pratiche da seguire per una corretta gestione della privacy nelle strutture ricettive.
Raccolta e Gestione dei Dati Personali
Le strutture ricettive, come hotel, bed & breakfast e agriturismi, raccolgono una vasta gamma di dati personali durante il check-in e il soggiorno dei clienti. Questi dati includono:
– Informazioni anagrafiche: nome, cognome, indirizzo di residenza, codice fiscale.
– Dati di contatto: numero di telefono, indirizzo email.
– Informazioni di pagamento: dettagli della carta di credito.
– Preferenze e abitudini: allergie, intolleranze alimentari, richieste speciali.
La raccolta di questi dati deve essere accompagnata da un’informativa privacy chiara e trasparente, che specifichi le finalità del trattamento, la base giuridica, i destinatari dei dati, e il periodo di conservazione. Il consenso del cliente deve essere esplicito e documentato.
Informativa Privacy
L’informativa privacy è un documento essenziale che deve essere fornito al cliente al momento della raccolta dei dati. Essa deve contenere:
– Identità e contatti del titolare del trattamento: Chi è responsabile della gestione dei dati.
– Finalità del trattamento: Perché vengono raccolti i dati e come verranno utilizzati.
– Base giuridica del trattamento: Le ragioni legali che giustificano la raccolta dei dati.
– Diritti degli interessati: Inclusi il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, e portabilità dei dati.
L’informativa deve essere facilmente accessibile, anche in formato digitale, e disponibile in più lingue, soprattutto se la struttura ospita clienti internazionali.
Sicurezza dei Dati
La sicurezza dei dati personali è un altro aspetto cruciale. Le strutture ricettive devono adottare misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdite o divulgazioni accidentali. Alcune delle misure di sicurezza includono:
– Protezione dei sistemi informatici: Utilizzo di antivirus, firewall, e software di crittografia.
– Controllo degli accessi: Limitazione dell’accesso ai dati solo al personale autorizzato e formazione continua sulla gestione dei dati.
– Backup regolari: Esecuzione di copie di sicurezza dei dati per prevenire perdite.
Ruoli e Responsabilità
Nelle strutture ricettive, è fondamentale definire chiaramente i ruoli e le responsabilità legati alla gestione dei dati personali. Le figure principali sono:
– Titolare del trattamento: La persona o l’entità che decide le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.
– Responsabile del trattamento: La persona o l’entità che tratta i dati per conto del titolare.
– Incaricati del trattamento: I dipendenti che hanno accesso ai dati personali per svolgere le loro funzioni.
Tutti coloro che trattano dati personali devono essere formati e consapevoli delle norme privacy e delle procedure interne.
Gestione dei Dati dei Lavoratori
Oltre ai dati degli ospiti, le strutture ricettive devono gestire anche i dati personali dei loro dipendenti, che includono informazioni anagrafiche, dati di contatto, dettagli sulla salute, e dati relativi alla retribuzione. Anche in questo caso, è necessario fornire un’informativa privacy specifica e ottenere il consenso esplicito dei dipendenti.
Videosorveglianza e Wi-Fi
Molte strutture ricettive utilizzano sistemi di videosorveglianza per motivi di sicurezza. La presenza di telecamere deve essere segnalata chiaramente e i clienti devono essere informati sulle modalità di trattamento delle immagini registrate.
Per quanto riguarda i servizi di Wi-Fi, spesso richiesti dai clienti, è necessario gestire correttamente la raccolta e il trattamento dei dati relativi agli accessi e alle attività online. Anche qui, un’informativa specifica è indispensabile.
Strumenti Innovativi per la Privacy: Easyentry
Una soluzione pratica per gestire la privacy nelle strutture ricettive è l’uso di strumenti come **Easyentry**, che invia in automatico il modulo per la privacy al cliente per email. Ecco un esempio di informativa inviata con Easyentry:
_Gentile Giuseppe Mario Bianchi,_
_Il titolare del trattamento, Signore/ditta/società Hotel delle Rose Srl desidera informarla, ai sensi dell’articolo 13 Regolamento UE 2016/679 del 27/4/2016, che il trattamento dei suoi dati personali avverrà con correttezza e trasparenza, per fini leciti e tutelando la sua riservatezza ed i suoi diritti. Il trattamento sarà effettuato anche con l’ausilio di mezzi informatici per le seguenti finalità:_
1. _Per adempiere all’obbligo previsto dall’articolo 109 del R.D. 18.6.1931 n. 773 (T.U.L.P.S.);_
2. _Per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali;_
3. _Per accelerare le procedure di registrazione in caso di suoi successivi soggiorni presso la nostra struttura._
_L’interessato è stato altresì informato che la conservazione dei dati, che avverrà con sistemi automatizzati protetti, sarà fatta per un arco di tempo non superiore a quanto previsto dalla norma e dai regolamenti di legge e, comunque, sino a revoca del consenso._
_L’interessato, ha diritto di chiedere al titolare del trattamento di accedere ai propri dati personali (art. 15); di pretendere la rettifica o cancellazione (art. 17); di limitarne o opporsi a trattamento (artt. 18 e 21); di godere della portabilità dei dati (art.20) e di presentare reclamo all’autorità di controllo._
_Il titolare ha, altresì, informato l’interessato che il consenso vale anche per i figli minori che non abbiano compiuto il 16° anno di età._
_Firma_
Conclusione
La gestione della privacy nelle strutture ricettive richiede un approccio attento e conforme alle normative vigenti. Fornire un’informativa chiara e dettagliata, adottare misure di sicurezza adeguate, formare il personale, e gestire correttamente sia i dati degli ospiti che dei dipendenti sono passi fondamentali per garantire la protezione dei dati personali e la fiducia dei clienti.
Implementando queste pratiche, le strutture ricettive possono non solo evitare sanzioni, ma anche migliorare la loro reputazione e offrire un servizio di alta qualità, rispettoso della privacy dei propri clienti e dipendenti.
